随着我国档案事业，社会管理和城市建设的不断发展,城建档案、综合档案、图书资料等品种和数量越来越多。如何实现库房档案高密度存放、有效管理和便捷利用,是现代档案建设所面临的一个迫切需要解决的问题。目前我国大多数档案馆存在的一个主要问题是档案服务能力和管理水平相对低,表现在:档案库空间利用效率低,档案存储密度不高;档案存取工作强度大,调用容易出错;档案架体不易通风、不易散热,不利于档案的长期存放;档案查找、检索、定位和统计等手段落后,费时又费事。

　　为了实现以法治档、规范管档、科技兴档和服务民生,使我国的档案馆成为真正的资源宝库和高效利用的公共服务场所,就必须利用现代化信息管理和高科技手段。密集柜网络控制和档案数据库管理系统是集计算机、网络、数据库管理和自动化控制技术于一体的现代化档案馆建设的一项新技术。它提供了一整套档案智能手电动密集柜架体、密集柜自动控制程序和档案网络数据库管理程序。它采用一列紧挨一列的智能密集柜方式,充分利用了档案库房空间,档案存放密度比传统方式提高三倍以上;采用微处理器和计算机网络自动控制技术,对密集柜架体的移动实现自动化控制。
　　一体化管理系统是对档案管理、温湿度控制、门禁管理、视频、防盗报警、漏水监测、新风净化等设备状态进行统一管理。各子系统的数据采集、数据存储、数据分析处理、报警、查询、报表及部分子系统的设置等功能全部通过环境平台实现。图形化显示，支持库房电子地图功能，对库房所有运行设备显示运行状态及控制。一体化管理系统各功能具备准确性、一致性、易理解性、可操作性等方面要求。